1. Mô tả công việc
Thủ quỹ là người kiểm soát toàn bộ hoạt động thu chi tiền phát sinh trong quá trình hoạt động doanh nghiệp như kiểm tra phiếu Thu, phiếu Chi, thực hiện công tác ký xác nhận, giao các liên, tạm ứng và lưu trữ, quản lý toàn bộ các loại giấy tờ liên quan đến quá trình này.
2. Trách nhiệm
Cụ thể, trọng trách của mỗi người thủ quỹ trong doanh nghiệp là gì? Điều gì làm nên sự đặc thù của ngành nghề này? Hãy cùng xem nhé! Về cơ bản, trách nhiệm thủ quỹ bao gồm:
● Thực hiện việc thanh toán tiền mặt hàng ngày theo quy trình thanh toán của công ty
● Kiểm tra, kiểm soát và quản lý các loại chứng từ trước khi thu, chi: Giấy giới thiệu, chữ ký các bên liên quan, chứng minh thư nhân dân, số tiền…
● Thực hiện các nghiệp vụ thu chi tài chính, quản lý tiền mặt của công ty
● Lưu trữ chứng từ thu chi tiền
● Làm việc với kế toán tổng hợp về số dư tồn quỹ nhằm phục vụ các mục tiêu kinh doanh hay đảm bảo việc chi trả lương, BH, phúc lợi khác cho nhân viên
● Chịu trách nhiệm lưu trữ chứng từ thu chi tiền mặt
3. Quyền hạn
● Thực hiện công việc thu, chi tiền mặt của doanh nghiệp đúng chính sách trong phạm vi trách nhiệm của người thủ quỹ. Theo quy chế của đơn vị, cơ quan, tổ chức về vấn đề thu chi quỹ. Thu những vấn đề gì, cho ai, danh mục cần phải thu là gì, mức thu ra sao đã được đơn vị thông qua và thủ quỹ chỉ cần căn cứ vào đó để tiến hành thu đúng và đủ.
● Kiểm đếm thu, chi tiền mặt chính xác từng giai đoạn và bảo quản an toàn quỹ tiền mặt của đơn vị, để tránh trường hợp nhân viên thủ quỹ hay những đơn vị liên quan lạm thu và lạm chi, điều tiết cân đối giữa việc thu và chi sao cho cân đối tránh trường hợp bội chi, tránh trường hợp phạm pháp như hành vi rửa tiền…
● Thực hiện nghiêm chỉnh, quản lý định mức tồn quỹ tiền mặt của Nhà nước quy định, thực hiện việc phân bổ sử dụng sao cho phù hợp, hợp lý đối với mức quỹ chưa được sử dụng đến sau khi nhân viên thủ quỹ hạch toán vấn đề chia.
● Hạch toán chính xác đầy đủ các nghiệp vụ của quỹ tiền mặt, kết hợp với việc làm các báo cáo chính xác và đầy đủ về quỹ tiền mặt. Tránh trường hợp thiếu hụt số tiền trong quỹ mà không có cơ sở cho vấn đề chi tiêu tiền mặt đó là nguyên cớ gì, vì không có cơ sở để chứng minh về vấn đề chi tiêu.
Mẫu 2 mô tả công việc thủ quỹ
1. Mô tả công việc
Thủ quỹ là người kiểm soát toàn bộ hoạt động thu chi tiền phát sinh trong quá trình hoạt động doanh nghiệp như kiểm tra phiếu Thu, phiếu Chi, thực hiện công tác ký xác nhận, giao các liên, tạm ứng và lưu trữ, quản lý toàn bộ các loại giấy tờ liên quan đến quá trình này.
2. Các công việc chính
● Thực hiện việc kiểm tra vòng cuối cùng về tính hợp pháp và hợp lý, các vấn đề và các bên liên quan của chứng từ trước khi xuất, nhập tiền khỏi quỹ.
● Kiểm tra chất lượng tiền mặt để phát hiện các loại tiền giả và báo cáo kịp thời.
● Thực hiện việc thanh toán tiền mặt cố định hàng quý, hàng tháng, hàng ngày theo quy trình thanh toán của doanh nghiệp…
● Tự động thực hiện kiểm kê và kết hợp đối chiếu quỹ hàng ngày với kế toán tổng hợp.
● Quản lý toàn bộ quỹ tiền mặt trong két sắt của doanh nghiệp.
● Quản lý chìa khoá két sắt tiền an toàn, tuyệt đối không cho bất kỳ người nào không có trách nhiệm giữ hay xem chìa khoá két.
● Phân loại đúng loại tiền và quản lý chất lượng tiền, sắp xếp khoa học giúp cho việc dễ dàng nhận biết, xác định lưu lượng, xuất nhập tiền dễ dàng.
● Chịu trách nhiệm lưu trữ và kiểm kê chứng từ thu chi tiền.
● Quản lý định mức tiền lẻ, tiền chẵn của doanh nghiệp, trực tiếp đi đổi tiền lẻ và phân phát cẩn thận cho bộ phận thu ngân.
● Đảm bảo số dư tồn trong quỹ tiền đủ để phục vụ kinh doanh và chi trả lương cho nhân viên, thủ quỹ thực hiện việc thông báo kịp thời số dư tồn quỹ cho kế toán tổng hợp.
● Thủ quỹ cũng cần trực tiếp thực hiện các công việc khác do Kế toán trưởng và Giám đốc giao
3. KPI công việc
Sau đây là một số KPI trong công việc của nhân viên thủ quỹ:
● Tỷ lệ giải quyết được các vấn đề ngay từ lần gọi đầu tiên (First Contact Resolution – FCR)
● Chỉ số đánh giá mức độ hài lòng của nhân viên (Employee Satisfaction Index)
● Mức độ cam kết và thái độ của nhân viên (Employee Engagement Level)
4. Quyền hạn
● Thủ quỹ có quyền yêu cầu Kế toán cơ sở đối chiếu kịp thời số liệu trên sổ quỹ tiền mặt và sổ sách Kế toán, cũng như kiểm kê đột xuất khi cần
● Khi thủ quỹ phát hiện vụ việc có ảnh hưởng thiệt hại đến Tiền mặt có quyền báo cáo trực tiếp với phụ trách cơ sở.
